ANAHTAR KELİMELER

gelen evrak giden evrak evrak arşivi evrak dağıtımı evrak tarihçesi OCR tarama rol tabanlı evrak dağıtımı

GENEL YETENEKLER

Gelen Evrak Süreci

Kuruma; elden, posta, faks ya da kargo ile başka kurumlardan gelen evrak taranarak EBYS sistemine kayıt edilir. Kayıt sırasında evrak ile ilgili yazı tarihi, kayıt tarihi, ilgi, açıklama v.b. künye bilgileri girilebilir. Künye bilgilerini her kurum kendine göre özelleştirebilir. Arzu edilirse ERP sisteminde yer alan, müşteri no, abone kaydı, tesisat no v.b. alanlar evrak künye bilgileri üzerine girilerek daha sonra bir abone ile ilgili tüm gelen evraklara kolayca erişmek sağlanabilir. EBYS içinde eğer standart dosya planı kullanılıyorsa, evrak künye bilgilerine standart dosya plan bilgisi de eklenebilir. Kayıt edilen evrak, EBYS tarafından otomatik olarak numaralandırılır. Evrak numaraları sürekli artan şekilde ya da her yıl yeniden başlayarak yıl sonuna kadar artacak şekilde ayarlanabilir. İstenirse evrak numarasının başına birim kodları ya da bölüm numaraları yerleştirilebilir. E-posta ile gelen evraklar, EBYS'nin e-posta adresine yönlendirildiğinde, otomatik olarak kayıt edilirler ve numara alırlar. Evrak kayıt işlemi için EBYS içinde arzu edilen sayıda ve isimde farklı evrak kütüphanesi açılabilir; her evrak kütüphanesi bir gelen evrak defteri gibi kullanılmaktadır. EBYS içine kaydı yapılan evrak, kurum içerisinde, "gereği" ya da "bilgi" için dağıtıma sokulur. Dağıtım elektronik olarak, dağıtılan kişilere e-posta ile yapılır. EBYS tarafından gönderilen e-posta içerisinde evraka ait ilgili bağlantı yer almakta olup, e-postaların ekinde hiçbir şekilde evrak yer almamaktadır. EBYS içinde yapılan tüm dağıtım işlemleri rol tabanlıdır; örneğin Finans Müdürü rolüne gönderilen evraklar, bu makama yeni bir görevli atandığında otomatik olarak erişilebilir durumdadır ve bir önceki görevlinin kaldığı yerden evrakları yönlendirme işlemine devam edebilir.

Giden Evrak ve İç Yazışma Süreçleri

Kurum içerisinde hazırlanıp yine kurum içerisinde dağıtılan evraklar ya da kurum içerisinde hazırlanıp, kurum dışına gönderilen evraklar "giden evrak" olarak kayıt edilmektedir. Birimler arasında paylaşılan giden evraklar "iç yazışma"; kurum dışına gönderilenler "dış yazışma" olarak adlandırılır. Dış yazışma olarak kayıt edilen evrakların gönderildiği kurumlar, bir adres defterinden seçilebilmektedir. Arzu edilirse, evrakın gönderildiği özel/tüzel kişiler listesi, bir ERP uygulaması ile entegre edilerek, EBYS'nin ERP sistemindeki müşteri/firma listesini kullanması sağlanabilmektedir. Bu sayede, belli bir müşteri ile yapılan tüm yazışmaları, sistemde ayrıca görmek mümkündür. EBYS'nin her bölüme özel iç ya da dış yazı numarası üretilebilmesi mümkündür. Evrak yazı numaraları yıl bazlı da olabilmektedir; yıl bazlı numaralar her yıl başında otomatik olarak yeniden başlamaktadır. Kimi kurumlarda giden evrak numarası, evrak yazılmadan önce; kimi kurumlarda ise evrak yazılıp onaylandıktan sonra verilmektedir; EBYS her iki senaryoya uygun olarak evrak numarası üretebilmektedir.

Diğer Yetenekler

EBYS, organizasyon içerisindeki tüm birimlere, rollere ve çalışanlara ait bilgilerin, bir ağaç yapısı şeklinde modellenmesini sağlar. Organizasyon ağacı içinde birden çok kurum modellenebilmektedir, örneğin : bir holding ve holdinge ait alt şirketler; ya da bir vakıf ve vakfa ait iktisadi işletmeler, üniversitelerin akademik ve idari birimleri organizasyon ağacına işlenebilmektedir. Roller ya da poziyonlar, örneğin "Bilgi İşlem Müdürü", "Pazarlama Elemanı" şeklinde kurum içindeki görevleri tanımlar. Organizasyon ağacında, bir kişinin birden çok rolünün tanımlanması mümkündür. Çalışanlar, rollere, "aslen" ya da "vekaleten" atanabilmektedir. EBYS organizasyon ağacı, kurum içinde kullanılmakta olan insan kaynakları uygulaması ya da Microsoft Active Directory (AD) ile entegre edilebilmektedir. EBYS içinde bir çalışan, kendi rolünü, belli süreler için (izin, hastalık v.b. nedenlerle), başka bir çalışana "delege" edebilmektedir. Delegasyon yeteneği ile, kurum içindeki evrak akışı, kişilerin görevlerinin başında olup olmamasından bağımsız olarak akmaya devam etmektedir. EBYS'de çalışan sadece kendi rolüne ait delegasyon tanımı yapabilirken, sistem yöneticisi, sistemdeki tüm roller için delegasyon tanımı yapabilmektedir.
EBYS içinde, harici kurumlarla hangi yazışmalar yapılmış kurum başına yazışma listesi alabilmek ya da bir kurumla yapıla yazışmalar içinde arama yapmak mümkündür; EBYS üzerinden bir birime dağıtılan tüm evrakları listelemek ya da bu evraklar arasında arama yapmak mümkündür; Bir role (örneğin Finans Müdürü'ne) ya da bir çalışana gönderilen tüm evrakları listelemek, ya da bu evraklar arasında arama yapmak mümkündür; Kişiler kendilerine EBYS içinden gönderilmiş evrakların hangilerinin "gereği" için hangilerinin "bilgi" için gönderildiğine göre evrakları filtreleyebilirler. Kullanıcılar, kendilerine gereği için gönderilen ve yanıtlanmayı bekleyen "açık" statüde olan evrakları listeleyebilirler; Bir yönetici, elemanlarına gönderdiği evrakların hangilerinin "açık" statüde olduğunu tek tıkla görebilir; EBYS içinde bölümlerin ya da kişilerin, kendilerine gönderilen evrakları ne kadar zamanda yanıtladıklarına dair istatiksel bilgi almak mümkündür. EBYS içinde bir tarih aralığına göre, belli bir konuya göre, ya da tamamen anahtar kelime ile evrak araması yapmak mümkündür; EBYS akıllı arama yeteneği ile tüm arama sonuçları kullanıcıların erişim yetkisi olan evraklar arasındaki sonuçları gösterir. Solneo Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) içerisinde kuruma gelen evraklar ile iç ve dış yazışmalar, her bölüm (bölüm/müdürlük/üniversite akademik birim/üniversite idari birim v.b.) için ayrı ayrı takip edilebilir ve her bölüm kendi evrak işlemlerini bütünden bağımsız olarak yönetebilir.

TEKNİK GEREKSİNİMLER

Solneo EBYS, Microsoft Sharepoint Server ve Microsoft Sharepoint teknolojileri üerinde çalışmaktadır (Microsoft Sharepoint 2019 Server, 2016 Server, Microsoft Sharepoint 2013 Server, Microsoft Sharepoint Foundation 2013, Microsoft Sharepoint 2010 Server, Microsoft Sharepoint Foundation (MSF) 4.0, Microsoft Office Sharepoint Portal Server (MOSS) 2007 and Windows Sharepoint Services (WSS) 3.0).